TRABAJO No 1 (Modalidad Presencial)

CONTABILIDAD EN EXCEL

1.- CREACION DEL PLAN DE CUENTAS:
    1.1.- En la columna A digite los códigos de las cuentas y en la columna B digite los nombres de las cuentas.
Para los códigos de las cuentas empiece digitando un apóstrofe (tecla del signo de interrogación ?) para que los códigos de las cuentas se justifiquen a la izquierda de la celda. Las cuentas de mayor deben terminar en un punto y las cuentas de detalle sin un punto:
 
CODIGO CUENTA
'1. ACTIVOS
'1.1. ACTIVOS CORRIENTES
'1.1.01 CAJA
'1.1.02. BANCOS
'1.1.02.01 BANCO PICHINCHA
 
1.2.- FORMATO CONDICIONAL.- Podemos cambiar el formato de una celda utilizando una condición, en este caso todas las cuentas cuyos códigos terminan con un punto, que son las cuentas de mayor.
    1.2.1.- Ubíquese en la celda A2 ( en el código de la cuenta de ACTIVOS)
    1.2.2.- Seleccione en el Menú la opción FORMATO.
    1.2.3.- Seleccione FORMATO CONDICIONAL.
    1.2.4.- Seleccione FORMULA en el primer recuadro desplegable.
    1.2.5.- Digite la fórmula sin utilizar espacios en blanco:

=DERECHA($A2;1)=”.”

Esta fórmula compara si el primer caracter de la derecha de la celda A2 es un punto, el signo de dólares especifica que si se copia esta fórmula a otra celda no se cambiará la letra A por otra letra (se mantiene la Dirección Absoluta de la celda.
    1.2.6.- Presione el botón Formato.
    1.2.7.- Seleccione NEGRITA y el color AZUL OSCURO para la letra.
    1.2.8.- Seleccione TRAMA (la tercera pestaña).
    1.2.9.- Seleccione un color claro como el CELESTE.
    1.2.10.-Presione el botón ACEPTAR para ver como va ha quedar el texto.
   1.2.11.-Presione nuevamente el botón ACEPTAR.
Sí todo se ejecutó correctamente visualizará el código de la cuenta de ACTIVOS en negrita color azul sobre un fondo celeste.
 
1.3.- COPIAR FORMATO.-Ahora debemos copiar este formato a todo el plan de cuentas.
    1.3.1.- Ubíquese en la celda A2 de la cuenta de ACTIVOS.
    1.3.2.- Presione el botón que representa una brocha (Copiar Formato). Si no visualiza este botón es porque no ha sido usado y por lo tanto debe buscarlo al extremo derecho de la barra de herramientas generales presionando la doble flecha a la derecha.
    1.3.3.- Pinte todo el plan de cuentas manteniendo presionado el botón izquierdo o simplemente pinte el nombre de la columna A y la columna B.
 
1.4.- CAMBIAR EL NOMBRE LA HOJA1: Es importante dar a la hoja un nombre representativo de su contenido:
    1.4.1.- Presione doble clic sobre HOJA1 en la parte inferior, o presione el botón derecho sobre HOJA1.
    1.4.2.- Digite PLAN y presione Enter.

 

1.5.- GUARDAR EL ARCHIVO CON CONTRASEÑA.- Es importante que guarde periódicamente su información, para lo cual la primera vez que guarde utilice:
1.5.1.- Seleccione en el menú la opción ARCHIVO.
1.5.2.- Seleccione GUARDAR COMO.
1.5.3.- Seleccione HERRAMIENTAS.
1.5.4.- Seleccione OPCIONES GENERALES.
1.5.5.- Digite la contraseña para abrir el archivo y una segunda contraseña (puede ser la misma) para modificar el archivo, se le pedirá que confirme las contraseñas porque si las olvida NO PODRA ABRIR EL ARCHIVO.
Posteriormente para grabar la información únicamente presione el botón que representa un disquete.
 
2.- CREACION DEL LIBRO DIARIO.- Para crear el libro diario utilizaremos la hoja del Plan de Cuentas.
    2.1.- MANEJO DE VENTANAS: Necesitamos ver simultánea-mente la Hoja del Plan de Cuentas y la Hoja2 para el Libro Diario.
        2.1.1.- Seleccione en el Menú VENTANA.
        2.1.2.- Seleccione NUEVA.
        2.1.3.- Seleccione nuevamente el Menú VENTANA, ORGANIZAR.
        2.1.4.- Seleccione VERTICAL.
        2.1.5.- Seleccione la Ventana de la izquierda y de un click sobre la hoja PLAN, efectúe un Zoom del 75% y reduzca su tamaño para tener más espacio para la Hoja2.
        2.1.6.- En la ventana de la derecha seleccione la HOJA2 y agrande su tamaño.

 

  A B C D E F G
1 No Fecha Código Cuenta Detalle Debe Haber
2 1 13/11/20041.1.01 =Buscarv(C2;Plan!$A$2:$B7;2) Fondo Caja

100

   
3 1 13/11/2004 1.1.02.01

copiar fórmula

1.1.02.01

Fondo Caja

 

100

 

2.2.- Digite los encabezados para los diarios en la primera fila: No, Fecha, Código, Cuenta, Detalle, Debe y Haber.
2.3.- Digite el No 1 en la celda A2 para el número de asiento.
2.4.- Digite la fecha correspondiente para el asiento por ejemplo

8/11/2004.

2.5.- Copie el código correspondiente a la cuenta CAJA del Plan de Cuentas de la ventana de la izquierda utilizando Ctrl. + C para copiar y Ctrol + V para pegar, también puede usar el botón copiar y luego el botón Pegar.
2.6.- Para desplegar el nombre de la cuenta utilizaremos la función BUSCARV que tiene como parámetros la celda a buscar, el rango donde buscar y el número de columna a tomar:

=BUSCARV(C2;PLAN!$A$2:$B$7;2)

C2 es la celda que contiene el código de la cuenta en el Libro Diario, el segundo parámetro es mejor que no lo digite sino que marque todo el plan de cuentas, el tercer parámetro es el número 2 que representa la segunda columna del Plan de Cuentas que contiene el nombre de la cuenta. Observe el signo de dólares antes de A y del número 2 así como también antes de B y del número 7, esto indica que cuando se copie esta fórmula, no deben cambiar estas direcciones por cuanto son absolutas (puede presionar F4 ubicándose entre la letra A y el 2 e igual entre la B y el 7) está demás decir que el número 7 es la última fila del Plan de Cuentas y que va a variar según la longitud del Plan de Cuentas.
    2.7.- Copie esta fórmula en las celdas inferiores para los nombres de las cuentas.
    2.8.- Digite como descripción del asiento “FONDO DE CAJA CHICA”
    2.9.- Digite100 dólares en la columna del Debe.
    2.10.-En la tercera fila digite nuevamente el mismo número 1 para el Asiento y la misma fecha.
    2.11.- Copie el código de la cuenta Banco del Pichincha y automáticamente visualizará el nombre de esta cuenta con la fórmula Buscarv.
    2.12.- Utilice la misma descripción de “FONDO DE CAJA CHICA”
    2.13.- Digite 100 dólares en la columna del Haber.

    En total debe digitar 10 transacciones para el Libro Diario y totalizar al final los Débitos y Créditos.

Atención: Ingrese 10 transacciones una a continuación de otra y totalice al final para comprobar que los débitos y créditos están cuadrados.
 
3.- CREACION DEL LIBRO MAYOR
    3.1.- Copie el Libro Diario y pegue en la Hoja3 utilizando Edición, Pegado Especial, Pegar Vínculos, esta opción permite que cuando modifica el Libro Diario automáticamente se actualizan los datos del Libro Mayor, NO COPIE LA SUMA TOTAL DE LOS DEBITOS Y CREDITOS..
    3.2.- Renombre la Hoja3 como Mayores.
    3.3.- Ordenar las Transacciones por código y fecha:
        3.4.1-  Marque todos los datos para ordenarlos.
        3.4.2.- Seleccione Datos, Ordenar y escoja la Columna Código como 1er criterio de ordenamiento (Ascendente)  y Fecha como segundo criterio (Ascendente), presione el botón Aceptar.
    3.5.- Totalizar las cuentas:
        3.5.1.- Marque todos los datos.
        3.5.2.- Seleccione Datos, Subtotales y Para cada Cambio en  escoja la columna Código para totalizar, usar función Suma y agregar Subtotal a la Columna Código y presione el botón Aceptar.
De esta forma visualizará los Subtotales por cada cuenta y el Total de débitos y créditos.
Código Cuenta Débitos Créditos Saldos
1. Activos =Suma(Si($A2=DIARIOS!$C$2:$C$11;1;0)*DIARIOS!F$2:F$11)) Copie la Fórmula anterior  
1.1. Activos Corrientes

Copie la fórmula anterior

   
4.- CREACION DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN
   4.1.- Copie el Plan de cuentas en la Hoja4 y renómbrela como Balance.
   4.2.- En la columna C escriba Débitos, en la D Créditos y en la E Saldos.
   4.3.- Ubíquese en la primera fila de los débitos y digite la fórmula:

=Suma(Si($A2=DIARIOS!$C$2:$C$11;1;0)*DIARIOS!F$2:F$11))

Tenga cuidado de no digitar las direcciones de las celdas sino de marcarlas con el mouse ya que esta fórmula contiene direcciones de la hoja del Balance y de los Diarios. Tome en cuenta que la Hoja de los Diarios debe llamarse DIARIOS, de lo contrario no funcionará.

Esta fórmula suma los débitos de las cuentas cuyos códigos coinciden con el código de la cuenta en este caso de Activos ($A2) con todas las cuentas de los Diarios ($C$2:$C$11) , los signos de $ antes de la letra A impiden que al copiar esta fórmula a la columna de los Créditos se convierta en B, el rango $C$2:$C$11 especifica la columna en la que están los códigos de las cuentas en el Libro Diario, y debe tener los signo de $ ya que no van a moverse de esa posición los códigos de las cuentas de los Diarios.

El Número 1 luego del punto y coma indica que si la comparación es verdadera la función debe devolver un 1, en caso contrario devolverá un 0, finalmente viene el asterisco (producto) multiplica el 1 o el cero anterior por la columna de los débitos del Libro Diario cuya dirección es F$2:F$11 la F es la columna de los débitos y en este caso inician en la fila 2 y terminan en la 11, Ud. debe fijarse o marcar con el mouse desde que fila inician y hasta que fila terminan las transacciones (ojo: marque incluso si no hay valores en los débitos, que es la última transacción).

Atención.- Presione Ctrl + Shift + Enter simultáneamente para que la fórmula se convierta en Matricial que le permitirá totalizar todas las transacciones de los diarios que contengan el código especificado de la cuenta de Activos.

Sí a procedido correctamente en la fórmula aparecerá automáticamente una llave antes y después de la fórmula, finalmente copie esta fórmula al resto de cuentas de los débitos y a la columna de los créditos, calcule el saldo restando los débitos menos los créditos.

5.- CREACIÓN DEL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
    5.1.- Copie del Balance de Comprobación las Cuentas de Ingresos y Gastos.
    5.2.- Totalice Débitos y Créditos de las Cuentas de Ingresos y Gastos.
    5.3.- Calcule la Utilidad o Pérdida restando Total de Ingresos menos Total de Gastos.
6.- CREACIÓN DEL BALANCE GENERAL
   6.1.- Copie del Balance de Comprobación las cuentas de Activos, Pasivos, Patrimonio y las cuentas de resultados (Pérdidas o Ganancias).